BtwRobot neemt de repetitieve handeling van het invoeren van facturen uit handen voor het terugvragen van btw binnen de EU. Aanzienlijk sneller en geen fouten meer bij het kopieren en plakken van gegevens. Daarbij voeren wij additionele checks uit waardoor afwijzing van een teruggaaf aanzienlijk kleiner wordt.

Maak een account aan en doorloop vervolgens de volgende stappen:

1. Maak op de eubtw website een teruggaaf aan voor het land and de periode
2. Maak met behulp van ons Excel sjabloon om een lijst van facturen.
3. Sla de lijst op als een .csv bestand (CSV UTF-8 comma separated value), door te gaan naar "opslaan als" en het bestandstype .csv te selecteren.
4. Upload het .csv bestand.
5. Corrigeer eventuele door ons systeem gevonden fouten.
6. Vul het nummer van de eerder aangemaakte teruggaaf in (dit kan ook later worden ingevoerd).
7. Zet BtwRobot aan het werk.

Vervolgens worden alle facturen automatisch ingevoerd. Het daadwerkelijk verifieren, verzenden en bevestigen van de teruggaaf moet door de gebruiker worden gedaan.

Het Excel sjabloon bevat alle kolommen welke nodig zijn om de factuur gegevens in te voeren en kan in veel gevallen eenvoudig gegenereerd worden door uw accounting software.

Het bestand bevat te volgende kolommen:

Kolom	Omschrijving
datum	De factuurdatum in het formaat YYYY-MM-DD of YYYY/MM/DD.
factuur_nr	Het factuurnummer van de in te voeren factuur.
bedrag_excl	Het factuurbedrag exclusief btw.
bedrag_btw	Het gehele btw bedrag van de factuur.
bedrag_terug	Het terug te vragen btw bedrag, dit kan ik bepaalde gevallen minder zijn dat het totale btw bedrag.
naam	De naam van het bedrijf die de factuur aan u heeft verzonden of aan wie u de factuur heeft uitgeschreven.
btw_nr	Het btw nummer van het bedrijf.
straat	De straat van het bedrijf op de factuur.
huis_nr	Het huisnummer van het bedrijf op de factuur.
plaats	De plaats van het bedrijf op de factuur.
postcode	De postcode van het bedrijf op de factuur.
provincie	De provincie van het bedrijf op de factuur. Dit veld is optioneel.
code_1 t/m code_10	De goederencode(s) van de factuur. Deze correspondeert met de eerste kolom van het tweede sheet van het Excel sjabloon .
sub_code_1 t/m sub_code_10	De sub-goederencode(s) van de factuur. Deze correspondeert met de tweede kolom van het tweede sheet van het Excel sjabloon .
omschrijving_1 t/m omschrijving_10	De omschrijving van de goederencode. Deze wordt automatisch ingevuld indien de code niet 10 is (deze correspondeert met "Other"), in dit geval blijft de omschrijving leeg en moet u zelf een omschrijving invullen.

Het is verstandig een aparte gebruikersaccount aan te maken op de eubtw website.

Ga hiervoor naar de eubtw website en maak een nieuwe gebruiker aan:

Instellingen Gebruikers Toevoegen

Kies hierbij een veilig wachtwoord voor de nieuwe gebruiker en sla deze gegevens op. Deze inloggegevens vult u in later in het order process in.

Per ingevoerde factuur brengen wij €0,10 in rekening.

Het is mogelijk een deel van de facturen in te voeren of later zelf facturen toe te voegen. Let wel dat het mogelijk is het invoerproces te verstoren door zelf facturen in te voeren terwijl ons systeem bezig is. Wacht op de bevestiging dat BtwRobot klaar is met het invoeren voor u zelf de teruggaaf beïnvloed.

Ingevoerde bron bestanden worden automatisch enige tijd na het invoeren verwijderd. Ook de inloggegevens van de EU btw site worden verwijderd na het invoeren van de btw gegevens. Het is echter aan te raden een aparte account aan te maken welke door ons systeem wordt gebruikt.

Wij maken geen gebruik van tracking cookies en slaan enkel gegevens op welke nodig zijn om de facturen te verwerken.

• Onze tool maakt geen teruggaven aan, deze moeten handmatig op de eubtw website aangemaakt worden.
• Bestanden uploaden ondersteunen wij niet in verband met het limiet van 5MB.
• Onze tool dient geen teruggaven in aangezien deze eerst gecontroleerd moet worden. Dit kan bijvoorbeeld door de totaalbedragen te controleren.

BtwRobot is niet aansprakelijk voor mogelijk foutieve invoeren. Wij doen ons best om mogelijke fouten zo vroeg mogelijk te detecteren en te voorkomen. Indien er fouten geconstateerd worden in het invoer proces neem dan contact met ons op.

Heeft u andere vragen of opmerkingen neem dan contact met ons op.